ハラスメント事案に、外部専門家による中立的な事実確認体制を。
ハラスメント事実確認ヒアリング代行サービス

職場環境整理ヒアリング事務局（以下「当方」といいます。）は、本サイトおよび当方が提供する企業向けハラスメント事案に関する事実確認ヒアリング支援、記録整理支援その他の関連サービス（以下「本サービス」といいます。）において取得する個人情報等について、個人情報の保護に関する法律その他関係法令等を遵守し、以下のとおり適切に取り扱います。

第1条（基本方針）

当方は、本サービスの性質上、相談内容、関係者情報、ヒアリング内容、録音データ、メール、チャット、資料等、機微性の高い情報を取り扱う可能性があることを踏まえ、個人情報の適正な取得、利用、保管、管理および廃棄に努めます。

当方は、業務上知り得た情報について、守秘性に十分配慮し、必要な範囲を超えて利用または開示しません。

 

第2条（取得する情報）

当方は、次の情報を取得することがあります。

1. 会社名、部署名、担当者名、役職、住所、電話番号、メールアドレス等の連絡先情報

2. 問い合わせ内容、相談内容、案件概要、ヒアリング対象者に関する情報

3. 申告者、被申告者、関係者その他案件関係者に関する氏名、所属、役職、言動、経緯、提出資料等の情報

4. 通話、面談、オンライン会議等の録音・録画・記録データ

5. メール、チャット、添付資料、ファイル送信情報、アクセスログその他本サービス利用に伴い取得する情報

6. Cookie、IPアドレス、ブラウザ情報、端末情報その他本サイトの利用状況に関する情報

7. その他、本サービスの提供に必要な情報

 

第3条（取得方法）

当方は、問い合わせフォーム、電子メール、電話、オンライン会議、面談、書面、委託元企業からの共有、提携専門職からの連携、利用者による資料送付、本サイト閲覧時の技術的取得その他適法かつ公正な方法により、個人情報等を取得します。

 

第4条（利用目的）

当方は、取得した個人情報等を、次の目的のために利用します。

1. 問い合わせへの対応、本人確認、連絡、日程調整その他本サービス提供のため

2. 事案の初動整理、ヒアリング設計、ヒアリング実施、記録作成、時系列整理、報告書作成その他事実確認支援業務のため

3. 提携弁護士その他提携専門職との連携、業務遂行、役割分担に基づく情報共有のため

4. 録音、記録、資料整理、品質確保、トラブル防止、説明責任履行のため

5. 契約締結、請求、支払管理、本人または企業担当者への連絡のため

6. 本サイトの改善、利用状況分析、サービス向上のため

7. 法令への対応、紛争予防または紛争対応のため

8. その他、上記利用目的に付随または関連する目的のため

通話内容等から特定の個人を識別できる場合、その録音データは個人情報に該当し得るため、当方はその利用目的を適切に通知または公表したうえで取り扱います。 

 

第5条（守秘義務・秘密情報への配慮）

当方は、本サービスの提供過程で取得した相談内容、ヒアリング内容、録音データ、資料その他の非公知情報について、高度の守秘性が求められることを認識し、アクセス権限の制限、共有範囲の限定、保存場所の管理等、必要な措置を講じます。

正式な案件対応における守秘義務の詳細は、別途締結される秘密保持契約、業務委託契約その他の契約に従うものとします。

 

第6条（第三者提供）

当方は、次の場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく、取得した個人情報を第三者に提供しません。

1. 法令に基づく場合

2. 人の生命、身体または財産の保護のために必要であって、本人の同意を得ることが困難である場合

3. 公衆衛生の向上または児童の健全育成の推進のために特に必要がある場合

4. 国の機関、地方公共団体またはその委託を受けた者に協力する必要がある場合

5. 利用目的の達成に必要な範囲で、提携弁護士、提携専門職、委託先等に提供または共有する場合

6. その他法令で認められる場合

 

第7条（委託先・提携先の管理）

当方は、個人情報の取扱いの全部または一部を外部に委託する場合には、当該委託先において個人データの安全管理が図られるよう、必要かつ適切な監督を行います。

また、提携弁護士、提携専門職または外部事業者に対して情報共有または取扱い委託を行う場合には、役割、利用目的、守秘義務、再委託の可否、安全管理措置その他必要な事項を確認し、適切な管理に努めます。 

 

第8条（安全管理措置）

当方は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセス等を防止するため、取得する情報の性質および取扱状況に応じて、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。

これには、組織的安全管理措置、人的安全管理措置、物理的安全管理措置、技術的安全管理措置を含みます。

必要に応じて、アクセス権限管理、パスワード管理、保存媒体の制限、通信の保護、委託先管理、保存期間管理等を実施します。 

 

第9条（録音データ等の取扱い）

当方は、相談対応、ヒアリング支援、品質確保、記録作成その他正当な目的のため、通話、面談、オンライン会議等を録音または記録することがあります。

録音データ等については、利用目的に応じて適切に管理し、必要な範囲でのみ閲覧・共有し、保存期間経過後または利用目的達成後には、法令上または業務上必要な場合を除き、適切な方法で削除または廃棄するよう努めます。

 

第10条（対応範囲・非対応範囲に関する情報の取扱い）

当方は、企業からの委託に基づき、事実確認、記録整理、資料整理その他これらに付随する業務のために個人情報を取り扱います。

一方で、ハラスメント該当性の最終判断、法的評価、懲戒処分の決定、代理交渉その他非対応範囲に該当する業務のために、取得した情報を当方単独で用いるものではありません。

法的助言または判断に関する対応が必要な場合には、提携弁護士または企業の顧問弁護士等との連携のもとで、必要な範囲に限り情報を取り扱います。

 

第11条（Cookie等の利用）

当方は、本サイトの利便性向上、利用状況の把握、障害対応、セキュリティ確保等のために、Cookie、アクセスログその他の技術情報を取得することがあります。

アクセス解析ツール、広告配信サービス、外部フォームサービスその他第三者サービスを利用する場合には、当該サービス提供者のプライバシーポリシー等もあわせてご確認ください。

 

第12条（保有個人データの開示等）

当方は、法令に基づき、本人または適法な代理人から、保有個人データの開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去、第三者提供停止等の請求があった場合には、所定の方法により本人確認を行ったうえで、法令に従い適切に対応します。

ただし、法令上当方が応じる義務を負わない場合には、この限りではありません。

 

第13条（保存期間）

当方は、取得した個人情報等を、利用目的達成に必要な期間、法令により保存が必要な期間、または契約上必要な期間に限り保有し、その後は適切な方法により削除または廃棄するよう努めます。

具体的な保存期間は、案件の性質、契約内容、法令上の要請、紛争予防上の必要性等を踏まえて定めます。

 

第14条（法令等の遵守と見直し）

当方は、個人情報保護法その他関係法令、ガイドライン等を遵守するとともに、本ポリシーの内容を必要に応じて見直し、改善に努めます。

個人情報の取扱いを委託する場合には、委託先に対する必要かつ適切な監督が求められます。 

 

第15条（ハラスメント事案に関する配慮）

当方は、ハラスメント事案に関連して取得する情報が、相談者、行為者、関係者等のプライバシーに深く関わることを踏まえ、その保護のために必要な措置を講じるよう努めます。

また、相談または事実確認への協力に関する情報については、不利益取扱い防止の重要性を踏まえ、必要な範囲に限定して取り扱います。 

 

第16条（お問い合わせ窓口）

本ポリシーに関するお問い合わせ、開示等請求、苦情、相談その他個人情報の取扱いに関するご連絡先は、以下のとおりです。

［事務所名］職場環境整理ヒアリング事務局

［所在地］東京都新宿区西新宿8-3-1  西新宿GFビル4階 相田行政書士事務所内

［メールアドレス］お問い合わせはこちらへ